Hợp pháp hóa lãnh sự (hay công chứng dấu lãnh sự) là một trong những thủ tục quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ du học Trung Quốc. Hiện nay, một số trường yêu cầu sinh viên quốc tế phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc một vài loại giấy tờ theo yêu cầu. Bạn đã biết quy trình làm thủ tục này chưa? Trong bài viết sau, tiếng Trung CNO sẽ hướng dẫn bạn làm hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc một cách đầy đủ và chi tiết.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự (Consular Legalization) là thủ tục để xác nhận dấu và chữ ký cuối cùng trên tài liệu do nước ngoài cấp, nhằm đảm bảo tài liệu đó được cơ quan chức năng của nước khác công nhận giá trị pháp lý tại Trung Quốc. Điều này giúp các giấy tờ như giấy khai sinh, bằng cấp, hồ sơ công ty… được chấp nhận khi sử dụng ở Trung Quốc.
Đối với các bạn đang chuẩn bị apply hoặc hoàn thiện hồ sơ để sang Trung Quốc du học, bạn có thể được yêu cầu làm hợp pháp hóa lãnh sự với một số giấy tờ nhất định. Theo đó, Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc là việc cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc chứng nhận con dấu của Bộ Ngoại Giao/Sở ngoại vụ Việt Nam trên giấy tờ, hồ sơ cần chứng thực là hợp pháp để giấy tờ đó được sử dụng tại Trung Quốc.
Khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?
Bạn cần hợp pháp hóa giấy tờ khi:
- Nộp hồ sơ du học Trung Quốc
- Làm hợp đồng lao động hoặc visa dài hạn
- Thực hiện đăng ký kết hôn/nhập khẩu tại Trung Quốc
- Giao dịch thương mại hoặc thành lập doanh nghiệp
Tài liệu nếu không hợp pháp hóa sẽ không được cơ quan Trung Quốc chấp nhận do thiếu giá trị pháp lý giữa các quốc gia.
Quy trình làm hợp pháp hoá lãnh sự
Bạn có thể làm hợp pháp hóa hóa lãnh sự Trung Quốc hoàn toàn ở Việt Nam hoặc làm hợp pháp hóa lãnh sự ở Trung Quốc. Đối với các bạn làm hợp pháp hóa lãnh sự hoàn toàn tại Việt Nam, quy trình như sau:
Bước 1: Dịch thuật công chứng giấy tờ lấy dấu Cơ quan nhà nước
Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại Giao) hoặc Sở Ngoại vụ (tại TP.HCM)
Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan Lãnh sự của Đại sứ quán Trung Quốc tại Việt Nam (cụ thể là Trung tâm thị thực Trung Quốc)
Các bước làm hợp pháp hoá lãnh sự Trung Quốc tại Việt Nam
Nếu bạn ở Việt Nam, hãy tham khảo chi tiết hướng dẫn của tiếng Trung CNO nhé!
-
Bước 1: Sao y công chứng và dịch thuật công chứng giấy tờ cần làm hợp pháp hoá lãnh sự
Đầu tiên, bạn cần sao y công chứng tài liệu cần làm hợp pháp hoá lãnh sự. Thực hiện tại UBND Phường/ Xã/ Thị trấn có thẩm quyền.
Sau khi đã sao y công chứng, bạn tiến hành dịch thuật công chứng dựa trên bảo sao y công chứng.
Lưu ý: Dấu công chứng bản dịch thuật lấy dấu tư pháp hoặc dấu của văn phòng công chứng đều được. Tuy nhiên nếu bạn sử dụng dấu của văn phòng công chứng thì nên cẩn thận nhắc với văn phòng công chứng là bạn sẽ cần giấy tờ đó để làm hợp pháp hóa lãnh sự, để văn phòng công chứng chọn người kí và đóng dấu cho phù hợp
2. Bước 2: Xin tem xác nhận của Cục Lãnh sự/ Sở Ngoại vụ
Tem chứng nhận/Hợp pháp hóa lãnh sự có vai trò xác thực thông tin, con dấu, chữ ký trên tài liệu có giá trị thực và đủ điều kiện để tiến hành Hợp pháp hóa lãnh sự.
Hồ sơ cần chuẩn bị để xin tem bao gồm:
- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự (bản gốc và bản đã dịch thuật công chứng). Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự
- Phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện)
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
(Tờ khai có thể được in và điền trực tiếp tại Cục Lãnh sự. Tuy nhiên, Riba khuyến nghị bạn nên chuẩn bị trước tờ khai để tiết kiệm thời gian và chủ động trong quá trình làm thủ tục).
Hướng dẫn điền tờ khai
Bạn truy cập vào Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao theo địa chỉ https://dichvucong.mofa.gov.vn/web/cong-dich-vu-cong-bo-ngoai-giao/to-khai-truc-tuyen#/?renew=90
Sau đó chọn Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu.
Chọn nơi nộp tờ khai:
- Cục Lãnh sự – 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Sở Ngoại Vụ thành phố Hồ Chí Minh
Bạn chọn địa chỉ nộp tờ khai gần nơi sinh sống và làm việc để thuận tiện nhất
Sau đó, bạn tiến hành điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu của hệ thống
- Tên giấy tờ: Chọn loại giấy tờ bạn muốn làm hợp pháp hóa
- Loại giấy tờ: Là loại giấy tờ bạn mang đến nộp
- Tổng số bản: Số lượng bản cần hợp pháp hóa lãnh sự. Bạn sẽ nhận được số lượng Tem tương ứng.
- Số hiệu của giấy tờ: Bất cứ loại giấy tờ nào cũng có Số hiệu, ví dụ: Bằng tốt nghiệp nằm ở góc dưới bên trái.
- Tên người được cấp giấy tờ: Họ và tên chính chủ bên trên giấy tờ đó
- Cơ quan cấp: Là đơn vị cấp giấy tờ, đóng dấu cho giấy tờ đó (khi nhập từ khoá vào ô tìm kiếm, bạn nên nhập các từ khoá ngắn ví dụ: Hải Phòng, Sở Giáo dục… để hệ thống dễ dàng trả về kết quả nhất có thể nhé.)
- Người ký: Tên người có thẩm quyền ký xác nhận trên loại giấy tờ của bạn.
- Chức vụ của người ký
- Ngày ký: là ngày cấp giấy tờ đó cho bạn.
Sau khi điền xong thông tin giấy tờ, bạn click Thêm vào danh sách để tạo yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự cho loại giấy tờ mà bạn vừa nhập.
Trong trường hợp bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự cho nhiều loại giấy tờ, hãy thực hiện lại công đoạn phía trên một lần nữa.
- Họ và tên
- Số CCCD của người đi làm hợp pháp hoá
- Địa chỉ liên lạc của người đi làm hợp pháp hoá
- Số điện thoại liên hệ
- Lựa chọn khu vực quốc gia mà bạn muốn dùng loại giấy tờ đó sau khi hoàn thành hợp pháp hoá.
- Mục đích sử dụng: Chọn mục đích sử dụng của bạn
Sau cùng các bạn click vào Tạo tờ khai để lưu bản PDF với thông tin đã điền bên trên và in ra để nộp nhé.
Chú ý: Đối với người đi làm hộ Hợp pháp hóa lãnh sự cho người khác, cần phải cung cấp thêm giấy uỷ quyền do người chủ giấy tờ cung cấp và ký tên đầy đủ.
Hồ sơ xin tem được nộp ở Cục Lãnh sự tại Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh. Sau khi in form và ký tên đầy đủ cũng như chuẩn bị xong tất cả các giấy tờ cần thiết, bạn mang tất cả giấy tờ đưa cho nhân viên ở bộ phận tiếp nhận hồ sơ, tiến hành nộp phí xin Tem và phí gửi hồ sơ.
Địa chỉ nộp hồ sơ
Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam
- Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội, Vietnam
- Điện thoại: (+84 24) 3.7993125
- Fax: (+84 24) 3.8236928
- Email: [email protected].
- Website: https://lanhsuvietnam.gov.vn
Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh
- Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: (+84 28) 38224224
- Fax: (+84 28) 38251436
- Mail: [email protected]
Thời gian xử lý xác thực hồ sơ và cấp Tem hợp pháp hóa lãnh sự kéo dài 1 tuần, sau đó các bạn có thể nhận lại được giấy tờ đã được dán Tem thông qua chuyển phát nhanh.
Thời gian chứng nhận lãnh sự tại cơ quan lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam thường là:
- 01 ngày nếu tài liệu dưới 10 trang,
- 05 ngày nếu tài liệu trên 10 trang,
- Lâu hơn nếu cần xác minh thêm
3. Bước 3: Hoàn thành hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Trung Quốc
Bước cuối cùng, các bạn cần xin xác nhận hợp pháp hoá lãnh sự của Đại sứ quán/ Tổng lãnh sự quán Trung Quốc tại Việt Nam. Hiện tại, Đại sứ quán Trung Quốc không trực tiếp tiếp nhận hồ sơ.
Các bạn xin chứng nhận hợp pháp hoá lãnh sự trước khi du học Trung Quốc của lãnh sự của Đại sứ quán Trung Quốc (thông qua nộp hồ sơ tại Trung tâm thị thực Trung Quốc tại Hà Nội) hoặc Tổng lãnh sự quán Trung Quốc (thông qua nộp hồ sơ tại Trung tâm thị thực Trung Quốc tại TP. Hồ Chí Minh)
Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm hợp pháp hóa tại Đại sứ quán bao gồm:
- 01 bản “Phiếu đề nghị chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán và Lãnh sự quán nước Cộng hòa Nhân dân Trung Quốc tại nước ngoài” (Tải về mẫu tờ khai TẠI ĐÂY)
- Bản gốc và 01 bản sao giấy tờ, văn bản xin chứng nhận lãnh sự (đã được Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận);
- Bản gốc và 01 bản sao hộ chiếu có hiệu lực hoặc CCCD của chủ giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự;
- Bản gốc và 01 bản sao hộ chiếu/ CCCD của người nộp thay + thư ủy quyền nếu xin hợp pháp hóa các hạng mục quan trọng.
- Giấy tờ, văn bản chứng minh cần thiết khác theo tình hình thực tế.
Ngoài ra, bạn nên chủ động mang theo bút để viết.
Hướng dẫn điền tờ khai
Ngôn ngữ điền tờ khai: Tiếng Trung hoặc chữ Tiếng Anh in hoa.
- Mục 1: Điền các thông tin cá nhân được yêu cầu trong phiếu.
- Mục 2: Nếu bạn là cá nhân, làm hợp pháp hoá lãnh sự để đi du học, bạn có thể bỏ qua phần này.
- Mục 3: Tích vào các loại giấy tờ cần hợp pháp hoá lãnh sự có trong hồ sơ của bạn.
- Mục 4: Chọn mục đích (Nếu bạn làm hồ sơ để đi du học, chọn Du học) Nơi sử dụng: CHINA/中国
- Mục 5: Liệt kê các loại giấy tờ kèm theo.
- Mục 6: Chọn thời gian xử lý bạn muốn làm.
- Mục 7: Điền thông tin nếu bạn nhờ người làm hộ.
- Mục 8: Xác nhận và ký tên
Địa chỉ nộp hồ sơ và lưu ý
Trung tâm thị thực Trung Quốc là đơn vị có nhiệm vụ và thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hoá lãnh sự. Bạn có thể nộp tại 2 địa chỉ sau:
- Trung tâm thị thực Trung Quốc tại Hà Nội: Tầng 7 Tràng An Complex, 1 P. Phùng Chí Kiên, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội
- Trung tâm thị thực Trung Quốc tại Hà Nội tại Tp. Hồ Chí Minh: Saigon Trade Center, 37 Tôn Đức Thắng, Bến Nghé, Quận 1, Hồ Chí Minh
Thời gian xử lý
- Diện thường: 4 ngày làm việc
- Diện nhanh: Ngày làm việc thứ 2, 3 từ khi nhận được hồ sơ.
- Diện gấp: 1-2 ngày làm việc
Quá trình làm thủ tục nộp tờ khai tại Trung tâm Thị thực
Bước 1: Lấy số thứ tự
Sau khi đến trung tâm, các bạn nhập yêu cầu vào máy lấy số thứ tự và chờ đến lượt. Trong lúc đó, bạn hãy lấy 1 tờ form đăng ký làm hợp pháp hóa và ngồi điền form (các thông tin được viết bằng tiếng Anh – Tiếng Việt không dấu).
Bước 2: Nộp hồ sơ và nộp phí
- Khi đến số thứ tự của bạn, nhân viên của Đại sứ quán (người Việt Nam) sẽ gọi bạn để thu hồ sơ và nộp phí.
- Sau khi hoàn thành nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận giấy hẹn trả kết quả.
Như vậy là bạn đã hoàn thành thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự/Công chứng tại Đại sứ quán Trung Quốc rồi đó
Chi phí
Người làm hợp pháp hóa lãnh sự phải nộp tổng phí bao gồm: Phí chứng nhận lãnh sự và phí dịch vụ xin chứng nhận lãnh sự của Trung tâm thị thực Trung Quốc.
Phí dịch vụ xin chứng nhận lãnh sự sẽ được trung tâm thu vào ngày nộp đơn xin thị thực bằng Việt Nam đồng. Phí dịch vụ đã thu không được hoàn lại kể cả trong trường hợp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự của quý khách bị từ chối.
Phí chứng nhận lãnh sự được trung tâm thu hộ cho Đại sứ quán Trung Quốc. Phí chứng nhận lãnh sự sẽ được thanh toán bằng Đô la Mỹ khi quý khách đến Trung tâm nhận kết quả. Số tiền thực tế phải nộp tùy thuộc vào việc phê duyệt thị thực của Đại sứ quán Trung Quốc.
Trên đây là bài viết hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc trước khi du học Trung Quốc. Hi vọng bài viết này sẽ giúp các bạn đỡ bỡ ngỡ khi lần đầu tiên đi xin giấy tờ hợp pháp lãnh sự nhé!
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là bước bắt buộc nếu bạn muốn sử dụng giấy tờ Việt Nam tại Trung Quốc trong các thủ tục như du học Trung Quốc, cư trú, kết hôn, làm việc hay kinh doanh. Việc tuân thủ đúng từng bước sẽ giúp hồ sơ của bạn nhanh chóng được chấp nhận và tránh sai sót không đáng có.